我原先覺得自己會議組織能力太差，所以專門去圖書館借了幾本關(guān)于“如何高效開會”的書，書名和作者都忘記了，但是里面的方法受益匪淺，希望能對大家有用。
首先我們要明確的兩件事，一是我們?yōu)槭裁匆_會，二是在會議里面不同的人所扮演的角色。
其實(shí)很多時候會議效率低下，主要原因是我們不知道究竟為什么要開會。在辦公室坐著坐著突然就被叫去開會了，然后聽的稀里糊涂開始犯困，最后布置了一個覺得很頭疼的任務(wù)就出了會議室了。如果我們能明確到底為什么要開會，效率可言至少提高一半。說到底，開會一般是為了去解決一個團(tuán)隊(duì)共同的問題的。它不應(yīng)該提倡各位與會人員即時對某個問題提出看法，應(yīng)該是最開始的時候就已經(jīng)針對腦子里成成形的想法各抒己見，按照問題的核心找出最佳解決辦法。頭腦風(fēng)暴式的會議不應(yīng)該算作正式的會議，因?yàn)樗闹埸c(diǎn)是要激發(fā)大家的思維，圍繞問題創(chuàng)造出新的可能方案，卻并不一定要求當(dāng)場就得出問題的解決辦法。布置任務(wù)式的會議是最讓人難受的，因?yàn)槲覀兌荚诒粍拥厝ソ邮埽鴽]有辦法去表達(dá)自己。因而我建議布置任務(wù)這樣的東西，以郵件的形式傳達(dá)清楚，包括責(zé)任人、責(zé)任范圍、截止時間、任務(wù)需要達(dá)到的效果等。所以，一句話，我們?yōu)榱私鉀Q阻礙共同利益的問題而開會。
在會議里面的角色，大家應(yīng)該體會很深。一般有人在主講，有人一直處于被動聽意見的狀態(tài)。其實(shí)我們可以分為會議的引導(dǎo)者以及參與者。會議的引導(dǎo)者大致相當(dāng)于主持人的作用，他負(fù)責(zé)貫穿會議的主線保證討論不跑題，并且時刻調(diào)度會議氣氛;參與者主要是負(fù)責(zé)發(fā)表及傾聽意見的。如果你是會議的召集者，一般就要作為會議的引導(dǎo)者。
接下來要解決的問題是：當(dāng)我們要開會的時候，我們應(yīng)該干什么?
事情都有從準(zhǔn)備到進(jìn)行到收尾的過程，會議也一樣。
準(zhǔn)備工作：會議的召集者最好提前通知各位與會者會議即將討論的內(nèi)容，以及討論需要達(dá)到的效果。比如“我們今天晚上要吃什么?我們的要求是必須葷素搭配，還要有湯”。會議的參與者提前閱讀郵件或者其他通知，在腦中對問題進(jìn)行解析，將自己的思路形成草稿或者簡單記錄下來，到開會的時候發(fā)表自己的意見。
我個人認(rèn)為，在進(jìn)入會議室之前非常重要的一個環(huán)節(jié)就是清空自己的大腦。不管是引導(dǎo)者還是參與者，都需要把自己開會時間之前腦子里的想法和情感放空，讓自己全身心地投入到會議之中。只有在這種最自然的狀態(tài)下，創(chuàng)意才能自然而來，我們才能專注于解決問題并且提出新的見解。不要去想之前有什么煩心事，到了該做什么事的時間就做什么事，這樣效率才最高。
如何開會：在會議最開始的時候，引導(dǎo)者最好按照之間發(fā)給參與者的郵件重申一下會議需要解決的問題和達(dá)到的目的，然后逐項(xiàng)引導(dǎo)大家共同商定問題的解決辦法。不要試圖讓大家從零開始去討論什么然后得出結(jié)論，這是不管花多少時間都沒法做成的事情，但是我們可以試圖對問題的解決思路達(dá)成一致意見，這才是團(tuán)隊(duì)以后執(zhí)行工作的關(guān)鍵。除了引導(dǎo)會議內(nèi)容，也要注意引導(dǎo)會議氣氛。當(dāng)氣氛很沉悶的時候，可以通過小的技巧去打破這種局面，這種技巧在網(wǎng)上很多，我不贅述了。但是當(dāng)氣氛過于活躍，以至于會議開始逐漸跑題，引導(dǎo)者一定要把方向給拽回來，不然耗費(fèi)的時間就大了去了。
開會過程中，引導(dǎo)者和參與者都要學(xué)會的是溝通的本領(lǐng)，包括認(rèn)真傾聽、保證自己正確理解他人的觀點(diǎn)以及不著急去反駁別人。開會的時候很容易出現(xiàn)的狀況就是大家爭的不可開交，但其實(shí)如果我們真的理解了對方的意思，到最后往往會發(fā)現(xiàn)彼此說的東西并不矛盾，只是我們的表述非常的不一樣而已。所以在CYE會議中，請務(wù)必保證自己在批評或者反駁他人意見之前，自己是正確理解了別人的意思的。引導(dǎo)者要比其他人更注重對會議的記錄以及即時的梳理，在希望得出最后的解決辦法的時候，最好按照問題的邏輯順序重申一下已經(jīng)發(fā)表過的觀點(diǎn)，保證是沒有錯誤理解的。最后大家統(tǒng)一意見，回去著手布置相關(guān)工作和實(shí)施。
開會以后：引導(dǎo)者還是非常需要將會議的內(nèi)容按主次整理好，再次發(fā)給與會者郵件。郵件的意義首先是校對會議中的信息是否被正確理解，再次就是確保每個人都知道問題的核心和解決思路是什么。引導(dǎo)者也可以通過與會者對郵件的反饋采集會議的相關(guān)信息，以便今后效率提的更高。
這些是我從書里獲取知識后的自己實(shí)戰(zhàn)得到的經(jīng)驗(yàn)。我們將會議壓縮到了20分鐘以內(nèi)，原先是一個半小時。每個人都帶著自己的想法來開會，開會的過程中保持傾聽和理解，開會結(jié)束后任務(wù)相關(guān)聯(lián)的人再在一起討論和細(xì)化。效果非常好，大家的態(tài)度很積極，討論也很熱烈。每個來開會的人都知道我們可以高效地完成一件事，所以沒有人不懷著熱情和解決問題的信心地參與到里面。
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